Конференции и выставки: участие компании одним счётом

Компания едет на выставку не за билетом. Ей нужен стенд, электричество и мебель на нём, шесть делегатов, парковка и место в каталоге — и всё это заканчивается одним разговором с бухгалтерией: «пришлите счёт». Организатор в ответ шлёт три счёта от трёх юрлиц, а через неделю четвёртый, потому что участник добавил ещё одного делегата. Дальше начинается сверка, которая занимает больше времени, чем продажа.

Инвойсбокс собирает участие в один платёж: покупатель платит один раз, документы приходят одним комплектом, а изменения в составе делегатов проходят штатно — до оплаты правкой заказа, после — возвратом с корректировкой.

Один счёт вместо стопки

Если участие продаёт одно юрлицо, всё умещается в один заказ: стенд, делегаты, доп-услуги — позиции корзины со своими ставками НДС и единицами измерения. В expirationDate ставится срок оплаты — обычно за несколько дней до мероприятия, чтобы место не висело за неплательщиком.

Когда услуги оказывают разные юрлица — площадка сдаёт метры, подрядчик строит стенд, кейтеринг кормит гостей, — работает группа заказов: внутри столько заказов, сколько продавцов, а покупатель платит одной суммой и видит один номер счёта. Выручка и документы при этом расходятся по продавцам — подробно это разобрано в кейсе маркетплейса и сплит-корзины.

Состав участия меняется до последнего дня

Это отраслевая норма, а не исключение: за неделю до выставки меняются фамилии делегатов, добавляется второй стол на стенде, отваливается один из приехавших. Правило то же, что и в обучении, и оно определяется одним признаком — оплачен ли счёт.

• До оплаты — изменение заказа: состав и сумма пересчитываются, ссылка на оплату остаётся прежней. Замена делегата, лишний квадратный метр, отказ от парковки.
• После оплаты — деньги, а не состав. Делегат не приехал: сумма за него возвращается, а корректировочный документ уходит вслед за возвратом — возврат с корректировкой.

Заявка отменилась до оплаты — счёт отменяется, место освобождается под следующего участника.

Срок оплаты и место, которое нельзя держать вечно

У мероприятия есть дата, и это меняет отношение к неоплаченным счетам. Стенд, забронированный и не оплаченный, — это не дебиторка, а потерянное место в зале. Поэтому:

• expirationDate ставится по вашему регламенту бронирования, а не «на всякий случай» на месяц;
• список неоплаченных счетов с истекающим сроком собирается фильтрами по status=created и дате — как это устроено;
• если участник платит по счёту и тянет с оплатой, счёт можно доставить прямо в его банковское приложение — Запросом о платеже.

Тем, кому нужно место здесь и сейчас — регистрация в день мероприятия, доплата за апгрейд на стойке, — подойдёт обещанный платёж: участник подтверждает картой за минуту, а его организация оплачивает счёт в течение пяти суток.

Что это даёт

• Участие продаётся одним счётом, даже если услуги оказывают несколько юрлиц.
• Изменения в составе делегатов не превращаются в переписку: до оплаты — правка заказа, после — возврат с корректировкой.
• Закрывающие документы уходят по ЭДО одним комплектом после мероприятия.
• Частные участники платят там же и получают чек по 54-ФЗ.

Смежные кейсы

• Корпоративное обучение и ДПО — та же механика списка участников.
• Маркетплейс и сплит-корзина — когда продавцов несколько.
• Автоматизация дебиторки — сверка оплат перед мероприятием.

Выставить счёт за участие »