Инвойсбокс собирает участие в один платёж. Покупатель платит один раз, документы приходят одним комплектом, а изменения в составе делегатов проходят штатно — до оплаты правкой заказа, после — возвратом с корректировкой.
Один счёт вместо стопки
Если участие продаёт одно юрлицо, всё умещается в один
заказ, где стенд, делегаты и допуслуги становятся позициями корзины со своими ставками НДС и единицами измерения. В expirationDate ставится срок оплаты — обычно за несколько дней
до мероприятия, чтобы место не висело за неплательщиком.
Когда услуги оказывают разные юрлица — площадка сдаёт метры, подрядчик строит стенд, кейтеринг кормит гостей, — работает группа заказов. Внутри столько заказов, сколько продавцов, а покупатель платит одной суммой и видит один номер счёта. Выручка и документы при этом расходятся по продавцам — подробно это разобрано в кейсе маркетплейса и сплит-корзины.
Состав участия меняется до последнего дня
В отрасли так происходит постоянно. За неделю до выставки меняются фамилии делегатов, добавляется второй стол на стенде, отваливается один из приехавших. Правило то же, что и в обучении, и оно определяется одним признаком — оплачен ли счёт.
- До оплаты — изменение заказа. Состав и сумма пересчитываются, а ссылка на оплату остаётся прежней. Так оформляются замена делегата, лишний квадратный метр или отказ от парковки.
- После оплаты — деньги, а не состав. Если делегат не приехал, сумма за него возвращается, а корректировочный документ уходит вслед за возвратом — возврат с корректировкой.
Если заявка отменилась до оплаты, счёт отменяется и место освобождается под следующего участника.
Срок оплаты и место, которое нельзя держать вечно
У мероприятия есть дата, и это меняет отношение к неоплаченным счетам. Неоплаченный стенд занимает место, которое мог бы купить другой участник, поэтому со сроками оплаты здесь строже:
expirationDateставится по вашему регламенту бронирования, а не «на всякий случай» на месяц;- список неоплаченных счетов с истекающим сроком собирается фильтрами по
status=createdи дате — как это устроено; - если участник платит по счёту и тянет с оплатой, счёт можно доставить прямо в его банковское приложение — Запросом о платеже.
Для регистрации в день мероприятия или доплаты за апгрейд на стойке подойдёт обещанный платёж. Участник подтверждает оплату картой за минуту, а его организация оплачивает счёт в срок до пяти дней.
Что это даёт
- Участие продаётся одним счётом, даже если услуги оказывают несколько юрлиц.
- Изменения в составе делегатов не превращаются в переписку, потому что до оплаты их закрывает правка заказа, а после — возврат с корректировкой.
- Закрывающие документы уходят через ЭДО одним комплектом после мероприятия.
- Частные участники платят там же и получают чек по 54-ФЗ.
Смежные кейсы
- Корпоративное обучение и ДПО — та же механика списка участников.
- Маркетплейс и сплит-корзина — когда продавцов несколько.
- Автоматизация дебиторки — сверка оплат перед мероприятием.