Автоматизация дебиторки: от счёта до закрывающих документов
Дебиторка отнимает время не там, где её считают, а там, где её ведут вручную. Менеджер выставляет счёт в учётной системе, выгружает его в PDF, отправляет письмом, отмечает в таблице, через неделю звонит напомнить, ищет платёж в выписке, сводит сумму, отправляет акт. Ошибка на любом шаге превращается в неоплаченный счёт, о котором никто не помнит.
Инвойсбокс убирает из этой цепочки ручные шаги: счёт уходит покупателю автоматически, оплата возвращается в учётную систему уведомлением, а закрывающие документы формируются по факту оплаты. Реестр перестаёт быть таблицей, которую кто-то поддерживает, и становится состоянием заказов.
Как выглядит цикл
- Счёт рождается в вашей системе. Реализация в 1С, закрытая сделка в CRM, отгрузка в ERP —
в этот момент система создаёт заказ с типом плательщика
legal, составом и сроком оплаты вexpirationDate. - Счёт уходит покупателю. По ссылке
paymentUrl, письмом от Инвойсбокса или прямо в приложение банка — Запросом о платеже. Отправлять вложением из почты менеджера больше не нужно. - Покупатель платит удобным ему способом. Классический перевод, ускоренная оплата в один шаг из интернет-банка, подтверждение из гарантийного фонда за секунды — пять инструментов отличаются только тем, как быстро приходит подтверждение.
- Оплата возвращается в учётную систему. Инвойсбокс присылает
уведомление о смене статуса; ваш обработчик закрывает
задолженность по
merchantOrderId. Ждать выписку и сверять платёжки по назначению платежа не нужно. - Документы уходят сами. Акт, счёт-фактура и УПД формируются по факту оплаты и отправляются через ЭДО, почтой или курьером.
- Деньги приходят на расчётный счёт на следующий рабочий день после подтверждения оплаты — сроки.
Реестр вместо таблицы
Состояние каждого счёта живёт в Инвойсбоксе, и его можно получить запросом — отдельный учёт вести не нужно.
| Что нужно бухгалтерии | Как получить |
|---|---|
| Что оплачено за период | заказы с фильтром status=completed и условием по дате |
| Что ждёт оплаты | status=created — счёт выставлен, срок ещё не прошёл |
| Что просрочено | status=expired: срок из expirationDate прошёл, по прежней ссылке не оплатить |
| Что отменено | status=canceled — счёт снят до оплаты |
Условия по датам, сортировки и постраничный вывод — в разделе фильтров. Ночная выборка неоплаченных счетов с истекающим сроком заменяет обзвон: система сама напоминает тем, у кого срок на исходе.
Два правила, без которых сверка ломается:
- Свой номер в каждом заказе.
merchantOrderId— номер счёта или договора из вашей системы. По нему вы находите заказ и закрываете задолженность, не храня идентификаторы Инвойсбокса. - Идемпотентный обработчик. Одно и то же уведомление может прийти дважды; повторная обработка не должна закрывать задолженность второй раз — как проверить обработчик.
Счета, которые оплачивают мимо Инвойсбокса
У большинства продавцов часть покупателей платит напрямую на расчётный счёт: так сложилось, так записано в договоре. Держать из-за них вторую систему учёта не обязательно.
Заказ можно создать не процессинговым — с флагом
processable = false. Денег по нему Инвойсбокс не проводит, но счёт живёт в общем реестре, а отметку об
оплате вы ставите сами сменой статуса, когда увидели
платёж в выписке. Реестр остаётся один, и «дебиторка» в отчёте совпадает с реальностью.
Примечание
Смена статуса работает только для не процессинговых заказов. У обычных заказов состояние меняет сам Инвойсбокс по факту движения денег — вручную его переставить нельзя, и это защищает отчётность.
Обратная сторона: оплата счетов из фонда
Если вы автоматизируете не выставление счетов, а их оплату — например, делаете корпоративный кабинет или сервис снабжения, — работает Инвойсбокс.Бизнес. Покупатель держит гарантийный фонд и в его пределах подтверждает оплату сразу, не дожидаясь банковского перевода; сверх фонда даётся отсрочка.
Два метода закрывают этот процесс: получение счёта — список счетов и их
состояние, и подтверждение оплаты — оплата счёта из фонда с вашим
partnerOperationId, чтобы повторный вызов не создал второй платёж.
Что это даёт
- Задолженность закрывается в момент подтверждения оплаты, а не после сверки выписки.
- Счёт доходит до покупателя по каналу, которым он пользуется: банковское приложение, письмо, ссылка.
- Просроченные счёта видны запросом, а не по памяти менеджера.
- Закрывающие документы уходят без участия людей — документооборот.
- Риск неплатежа и отсрочку можно передать платформе: деньги приходят в обычный срок — инструменты.
Чем подключиться
| Путь | Когда подходит |
|---|---|
| Модуль CRM | счета выставляют менеджеры: amoCRM, retailCRM, SportCRM |
| Модуль ERP или PMS | счёт рождается в учётной системе: iiko, Bnovo |
| API и PHP SDK | своя учётная система или доработанная 1С |
| Готовый модуль CMS | заказы приходят с сайта |
Смежные кейсы
- B2B продажи товаров — отгрузка партиями и возврат с корректировкой.
- Подписки для юрлиц — счёт на каждый период и доначисления.
- Запрос о платеже — счёт в приложении банка покупателя.
Как это выглядит со стороны менеджера, показывает демо Счёт юрлицу из CRM: счёт выставляется настоящим вызовом на демо-контур, статус меняется, уведомление приходит.