Корпоративное обучение и ДПО: оплата обучения сотрудников организацией

Учебный центр продаёт курс не тому, кто учится. Заявку оставляет специалист по обучению, платит бухгалтерия, а на занятия приходят двенадцать человек, из которых двое в последний момент меняются, а один вообще не выходит на связь. Всё это должно сойтись в счёте, в акте и в удостоверениях — и обычно сходится вручную, письмами и правками в счёте, потому что «список поменялся».

Инвойсбокс закрывает денежную часть: счёт организации, оплата привычным ей способом, акт и счёт-фактура после курса. Список слушателей живёт в составе заказа, и его можно менять, пока счёт не оплачен.

Как выглядит цикл

1. Заявка превращается в счёт. Создание заказа с типом плательщика legal: в составе корзины — позиции по программе и слушателям, в merchantOrderId — номер заявки или договора, в expirationDate — срок оплаты, обычно до начала потока.
2. Организация платит. Переводом, в один шаг из интернет-банка, по Запросу о платеже или подтверждением из гарантийного фонда — способ зависит от платёжного инструмента, запрос при этом один и тот же.
3. Вы узнаёте об оплате сигналом, а не из выписки: уведомление о смене статуса приходит сразу после подтверждения, и слушателей можно зачислять.
4. Курс проходит, документы уходят. Акт и счёт-фактура формируются по факту оказания услуги и отправляются через ЭДО или на бумаге.
5. Кто не учился — тому возврат. Двое не приступили к обучению: сумма за них возвращается, а корректировочный документ уходит вслед за возвратом — возврат с корректировкой.

Список слушателей — это состав заказа

Позиции корзины — не только «курс за 145 000 ₽». Слушатель, программа и период обучения, вписанные в позиции, попадают в счёт и в акт, и бухгалтерия покупателя видит, за кого именно заплатила. Так снимается вопрос, с которым клиент возвращается чаще прочих: «а кто у вас в этом счёте?».

Из этого следуют два правила работы со списком:

• До оплаты состав правится в самом заказе. Изменение заказа пересчитывает состав и сумму, ссылка на оплату остаётся прежней. Так оформляется замена слушателя, добавление ещё двоих или переход на другую программу.
• После оплаты состав не меняют — деньги двигают. Кто-то не приступил к обучению: это возврат с корректировкой, а не правка оплаченного счёта. Прежние документы остаются в силе, а корректировка объясняет разницу.

Неоплаченный счёт по отменённой заявке отменяется — у клиента в списке не останется висеть счёт, который никто не собирается платить.

Обучение частных слушателей на том же контуре

Учебные центры почти всегда продают и организациям, и людям. Разница только в типе плательщика: для физлица тот же заказ выдаёт чек по 54-ФЗ, для организации — счёт и закрывающие документы. Второго подрядчика и второй личный кабинет для этого не нужно.

Если курс продаётся периодами — доступ к платформе на год с оплатой по месяцам, — работает механика подписки: счёт на каждый период вместо привязки карты.

Что это даёт

• Заявка становится счётом за один вызов, а зачисление привязано к подтверждению оплаты.
• Список слушателей виден в счёте и акте — меньше переписки с бухгалтерией клиента.
• Замены и отказы оформляются штатно: изменением заказа до оплаты и возвратом с корректировкой после.
• Акт и счёт-фактура за курс уходят по ЭДО без участия менеджера.

Чем подключиться

Смежные кейсы

• Подписки для юрлиц — доступ к платформе периодами.
• Приём платежей без разработчика — если своего разработчика нет.
• Автоматизация дебиторки — когда счетов становится много.

Выставить счёт за обучение »