Документооборот
Вторая половина работы Инвойсбокса: принять оплату мало, корпоративному покупателю нужны документы. Их формирует и отправляет Инвойсбокс — магазину не нужен свой оператор ЭДО и не нужно собирать комплекты вручную.
Какие документы формируются
| Документ | Когда появляется | Кому нужен |
|---|---|---|
| Счёт на оплату | сразу после создания заказа | покупателю, чтобы провести платёж через банк |
| Фискальный чек | в момент оплаты, регистрируется в онлайн-кассе | покупателю-физлицу, по 54-ФЗ |
| Акт или ТОРГ-12 | после оплаты и подтверждения отгрузки | бухгалтерии покупателя-организации |
| Счёт-фактура | после оплаты, если продавец на общей системе налогообложения | для вычета НДС |
| УПД | вместо связки «акт + счёт-фактура», если так удобнее сторонам | бухгалтерии обеих сторон |
Состав комплекта зависит от схемы работы: см. схемы документооборота — с юрлицами, с физлицами и с комиссией.
Что запускает формирование
Документы привязаны к событиям заказа, а не к календарю:
- Заказ создан — формируется счёт.
- Оплата подтверждена — регистрируется чек, магазину уходит уведомление о смене статуса.
- Отгрузка подтверждена — формируются акт или накладная. Если отгрузка идёт частями, документ создаётся на каждую отгрузку.
- Возврат оформлен — формируются корректирующие документы; при удержании части суммы используйте возврат с корректировкой.
О движении документов в ЭДО магазин узнаёт из событий ЭДО: документ отправлен, получен, подписан, отклонён.
Как покупатель получает документы
Способ выбирает сам покупатель — магазину для этого ничего делать не нужно.
| Путь | Когда срабатывает |
|---|---|
| Автоматически по ЭДО | покупатель заранее настроил обмен с Инвойсбоксом и запросил документы для себя на платёжной странице — комплект уходит сразу после оплаты |
| По ссылке из письма | после оплаты покупателю приходит письмо со ссылкой на сервис запроса документов: там он выбирает электронные файлы, бумажные оригиналы почтой или обмен по ЭДО |
| Из личного кабинета | покупатель заходит в кабинет Инвойсбокса и запрашивает комплект в любом виде в любой момент |
Магазин видит документы покупателя в информации о своём заказе — отдельно запрашивать их не нужно.
Когда документы становятся доступны. По умолчанию — после оплаты заказа. Но момент зависит от схемы документооборота: что продаётся и на каких условиях. Например, документы на товары могут появляться после отгрузки покупателю или выполнения других условий договора — см. схемы документооборота.
Кто подписывает и куда уходит
Документы подписываются электронной подписью Инвойсбокса как оператора расчётов и уходят покупателю через его оператора ЭДО. Оператор определяется по реквизитам организации; если у покупателя ЭДО нет, документы доступны в личном кабинете и отправляются на почту.
Что дальше
- События ЭДО — как получать статусы документов в свою систему.
- Сроки и условия — когда документы формируются и когда приходят деньги.
- Схемы документооборота — какой комплект получается в вашей схеме.